Checklista inför att skriva på ett avtal
×

Lundberg & Associates

Hem

Om Oss

Områden

Blogg

Checklista inför att skriva på ett avtal

Senast uppdaterad: Oct. 15, 2021

Juridik är utan tvekan komplicerad men ett bättre sätt att beskriva den på är trasslig, krokar i olika lagar på ofta oväntade sätt vilket leder till att det inte är ovanligt det uppstår problem. Detta - kombinerat med att de flesta inte har lagt många år på att studera juridik, samtidigt har en känsla av upprymdhet när nya affärer ska göras, sätter fokus på allt bra som ska skapas när avtalen är påskrivna och att arbetet kan påbörjas - gör att de små detaljerna lätt kan missas.

1. Vad är ett avtal och vad krävs för att ett avtal ska vara giltigt?

I Sverige krävs endast två saker för ett giltigt avtal, ett erbjudande (anbud i juridiska termer) och en accept. Det spelar ingen roll om det är skriftligt eller muntligt, det behövs inte formaliseras i skrift men vid ett muntligt avtal blir det svårare att bevisa vad som avtalats.

Det kan bli krångligare om den part som fått det initiala erbjudandet istället för att acceptera ger ett motbud, det är då på den part som gav det initiala erbjudandet att neka, acceptera eller återkomma med ett nytt erbjudande. Om parten som får ett motbud inte vidtar någon av dessa handlingar och fortsätter med affären som om ingenting hade förändrats från det initiala erbjudandet, så är det villkoren i motbudet som gäller och inte det initiala erbjudandet. Detta kallas en ’oren accept’.

En part, exempelvis ett företag, som lämnar ett anbud är bunden av det och ett anbud är vanligtvis ett preciserat erbjudande som riktar sig specifikt till ett företag eller en person, exempelvis en offert. Det finns även något som kallas ett utbud. Ett utbud riktar sig inte till en utan till flera och även till och med ett obegränsat antal personer och då gäller det omvända när ett avtal ingås. Det ses som en uppmaning till de som nås av utbudet att själva lämna ett anbud. Vid accept av det, finns ett avtal.

Tips!
Håll koll på hur motparten formulerar sin accept så att nya avtalsvillkor inte introduceras i sluttampen som du bär ansvar för att aktivt neka om de ska undvikas.

2. Vem har rätt att skriva på avtal å företagets vägnar?

För att få skriva på avtal för ett företag eller annan organisation, krävs att personen i fråga är en s.k. firmatecknare. Detta kan antingen vara enskilda individer eller individer i en förening som tillsammans skriver under. För ett aktiebolag är det individer som sitter i styrelsen, VD eller en individ som sitter i en viktig beslutsfattande position. Skrivs ett avtal på av någon som inte är firmatecknare kan denne bli personligt ansvarig att uppfylla avtalet och om det är till ekonomisk skada för företaget kan företaget kräva skadestånd av den som skrivit på avtalet.

Tips!

Se till att personen som skriva på avtalet är en giltig firmatecknare.

3. Vem ansvarar för att hålla koll på avtalet?

Frågan låter ofta självklar när den först ställs men när ofta råder det oklarhet därom. Har ett företag en egen juristavdelning, är en vanlig tanke att just juristavdelningen bär ansvaret. Dock är det ofta inte så enkelt. Säg att företaget i fråga är ett bilföretag och avtalet rör krockkuddar, ska juristerna då vara de som avgör huruvida de är producerade i enlighet med kontraktet? Okej men i detta fallet skulle ju då ingenjörerna ta ansvar för att krockkuddarna är inom ramen av vad som är korrekt men det hade krävt att ingenjörerna var insatta i de juridiska detaljerna av avtalet. I vanliga fall brukar det bästa vara att det är en operativ chef som håller koll på avtal för de kan enkelt föra en dialog mellan ingenjörer, jurister, ekonomer och så vidare för att se att alla delar upprätthålls korrekt. Därmed gäller det att den som ska bära ansvar för avtal även är informerade om de detaljer som ska upprätthållas innan avtal skrivs på.

Tips!

Engagera alla avdelningar eller personer som behövs för att se att alla delar upprätthålls korrekt tidigare snarare än senare i diskussionerna för att undvika sena förändringar eller dåliga situationer.

4. Finns det ett system för att hålla koll på aktiva avtal?

För att kroka i frågan ovan brukar brukar ofta större företag ingå en mängd avtal som alla har sina egna prestationskrav, tidsramar och villkor. När antalet aktiva avtal blir stort är det nästan garanterat att åtminstone några avtal glöms bort eller att det missas att säga upp avtal i tid. Att systematisera avtalshantering är därför av stor vikt, vi har skrivit en blogg om det. Här kan ni läsa mer om om hur detta kan göras effektivt.

En av de viktiga anledningarna till att avtalshanteringssystem behövs är att det ofta finns sista datum att säga upp avtalet för att det inte ska förnyas per automatik.

Tips!
Om inget avtalssystem finns lägg åtminstone in i en kalender datumet av sista dagen inför automatisk förnyelse av ett avtal så att ett aktivt beslut kan tas om avtalet ska fortsätta löpa eller inte.

5. Har du koll på hur du kommer ur avtalet?

Detta är en av de viktigaste punkterna i avtal, hur avslutas det? Det är långt ifrån ovanligt att, av någon anledning, ett avtal ska sägas upp. Exempelvis om behovet av tjänsten eller produkten som hade avtalats inte längre finns, bara ändrade omständigheter eller ändrad ekonomi. Det är därför viktigt att förstå uppsägningsvillkoren och skriva ner när och hur ett avtal kan avslutas.

Tips!

Det är viktigt att veta hur att ta sig ur ett avtal innan det undertecknas!

6. Vem bär ansvar när något går fel?

Att vara noggrann när det kommer till att bestämma vem som bär ansvar kan vara en av de tråkigaste delar av avtalet. Vid denna punkt har båda parter ofta kommit långt i dialogen och huruvida de ska arbeta ihop eller ej är sällan frågan, snarare när de ska börja. Det är lätt hänt att rusa igenom ansvarsfördelningen i ett avtal för det kan finnas underliggande konflikter däri. Risken är att affären avbryts om dessa grottas ner i, detta är i alla fall vad vi har sett. Ett bra exempel på varför det är så oerhört viktigt att grotta ner sig i detta är Covid-19. Ingen väntade sig en pandemi men en restaurang som accepterat att deras force majeure klausul ej specificerat att vid en pandemi slipper de betala hyra för deras restaurang, kan vara skillnad vid fortsatt verksamhet eller konkurs. På andra sidan finns en hyresvärd, om denne har accepterat att inga hyresgäster behöver betala hyra i fall av en pandemi drabbas då ekonomiskt. Ovan exempel må vara extremt, vanligare kanske är om ett leverans företag krockar en lastbil fylld med produkter som skadas, vem betalar för detta? Frågan kan låta självklar men i företags affärer får parterna själva avtala om vad som gäller. Finns inget avtal, får lagen användas och då är det bra att veta vad som gäller.

Tips!

Ta tid att läsa igenom även de mest konflikt framkallande avtal för att skapa och behålla en långsiktig och bra relation med motparten!

7. Hur löses konflikter om de uppstår?

Konflikter uppstår regelbundet, vanligast på grund av meningsskiljaktigheter mellan parterna. När en konflikt uppstår och parterna inte kan reda ut den själva, finns olika sätt att lösa detta på.

  1. Allmän domstol, detta är lösningen som tillämpas om inget annat är specificerat i avtalet,
  2. Skiljedomstol,
  3. Förhandling eller medling.

Kortfattat, skillnaderna mellan allmän domstol och skiljedomstol är att skiljedomstol är dyrare, parterna måste bland annat själva betala för domarens tid, det går inte att överklaga ett beslut och handlingarna blir sekretessbelagda - vilket inte är fallet i allmän domstol. Det tredje alternativet är att lösa konflikten utanför domstol genom förhandling. Ett scenario där förhandling kan vara lämplig är om skiljedomstol anses för dyrt men det finns ett intresse i att hålla handlingarna sekretessbelagda. Förhandling brukar även ge snabbare och mer flexibla resultat men kräver att parterna kan komma överens. Förhandling kan ske parterna emellan, med eller utan jurist, eller via ett överenskommet medlingsinstitut.

Inför signering av avtal är det bra att se över hur konflikter ska lösas. Exempelvis kan det, för mindre företag, vara en bättre lösning att välja allmän domstol då skiljedomstol kan vara så pass dyrt att kanske inte är värt att ansöka om stämning. För större bolag kan förhandling eller skiljedomstol, om parterna inte är överens, vara bättre för sekretess men även för att slippa dras med frågan om överklagan görs.

Tips!

Se till att metoden för konflikthantering passar för typen av verksamhet du driver.

Picture not found