Avtalshantering
×

Lundberg & Associates

Hem

Om Oss

Områden

Blogg

Avtalshantering

Senast uppdaterad: Sept. 25, 2021

Avsikten med denna text är att överskådligt förklara vikten av avtalshantering under ett avtals livstid, olika sätt att hantera avtal samt vikten av ägarskap till administration av avtal för att lätt kunna agera enligt avtal som har ingåtts.

Med avtalshantering avser vi här avtalsförhandling, hantering av ingångna avtal, säkerställande att avtal följs samt dokumentering av eventuella ändringar till avtal. Det är att systematiskt och effektivt hantera skapande, genomförande och analys av avtal för att säkerställa den bästa finansiellt och operativt resultat och minimera risker.

Många företag har svårt att hitta effektivitet i avtalshantering, det gäller såväl hantering som förvaring av avtal, ägarskap av avtal, ägarskap av avtalsinnehåll och dylikt. Det känns positivt när ett avtal är påskrivet då det exempelvis kan innebära att leverans av varor är säkrade, att ett köp är avklarat, att en löpande tjänst är säkerställd. Dock, är inte rutiner för avtalshantering eller ägandeskap av avtal klarlagt dessförinnan, leder det ofta senare till problem. Särskilt om det i ett företag finns många avtal. Sägas här bör, att denna text främst tar sikte på avtal mellan företag. Gäller det ett avtal mellan ett företag och en konsument, finns det många tvingande regler för konsumenten även utan avtal, som inte kommer att beskrivas härinne.

Innan undertecknande

Behovet av ett avtal uppstår när två eller fler parter träffar en överenskommelse som de önskar dokumentera.

Ett bindande avtal kan uppstå även utan att överenskommelsen dokumenteras, dock är det svårare att komma ihåg vad som överenskommits och risken för oenighet är större. Därför är det alltid rekommenderat att dokumentera alla avtal och överenskommelser. För syftet av denna text, avtalshantering, kommer vi endast att överväga en överenskommelse dokumenteras i ett skriftligt avtal.

I många fall innan ett avtal skrivs på, kontaktar de operativt ansvariga som arbetar för att nå en överenskommelse ett antal olika specialister för att försäkra sig om att innehållet i ett avtal ska bli korrekt. Beroende på typ av avtal eller storlek på företag, kan det vara finansspecialister, skattespecialister, jurister, mfl.

Dessa specialister kan sitt eget område och ger en service till de operativt ansvariga för att de ska hamna i en så förutsägbar sits som möjligt vad gäller risker, betalningar, leveranssäkerhet, ansvarsfördelning och annat.

Efter undertecknande

Ofta är parterna glada att avtalet är undertecknat och arbetet under avtalet kan starta. Kanske förvaras avtalet i ett skåp, digitalt eller på annat strukturerat sätt.

Det finns i alla avtal praktiska saker att hålla koll på, båda parter har ingått avtalet för att prestera något. Ofta betalar den ena parten den andra parten vid ett tillfälle eller för löpande prestationer. Vad som ska betalas, när och hur framgår av avtalet. Vad den andra parten ska prestera framgår också såsom exempelvis vid successiva leveranser. Avtalet kommer även, i det exemplet, reglera vem som ansvarar för försäkring under leverans och om säljare eller köpare ska lasta på och av varor. Vidare kommer avtalet reglera vem som bär ansvar när något går fel. Inte minst viktigt kommer avtalet att reglera hur parterna kan avsluta sitt avtalsförhållande.

Många löpande hållpunkter, såsom de som nämns ovan, bör hållas att ha koll på när avtalet är undertecknat. Det finns olika digitala lösningar som kan användas som stöd för detta. Inte sällan upplevs dessa som dyra, vilket då kan leda till en total avsaknad av digitalt stöd. En manuell hantering kan användas men gör det naturligtvis svårare att ha en överblick över viktiga hållpunkter i avtalet.

Ägarskap

Det finns såklart olika sätt att sköta avtalshantering och det står varje företag fritt att besluta om det. Vi har sett olika sätt – många dåliga – att hantera avtal på. Två kärnfrågor är viktiga att tänka igenom,

  • Vem äger avtalet
  • Hur kan vi enkelt hålla koll på viktiga punkter i avtalet

Vem äger avtalet?

Ett företag bör besluta detta aktivt och tidigt.

Om beslut om detta inte fattats aktivt och det är ett större företag som har en juristfunktion, landar ägandet inte sällan hos juristavdelningen. Finns inte en sådan funktion, kan ägande landa hos en ekonomifunktion eller en administratör. Detta är sällan den bästa lösningen. Som nämndes tidigare, är dessa funktioner serviceavdelningar till den operativa delen av bolaget. Därmed sagt, finns inget naturligt intresse för det operativa arbetet under ett avtal. Ligger ansvaret i ett företag på en sådan serviceenhet, är det av yttersta vikt att sätta upp stödfunktioner så viktiga hållpunkter inte missas. Även då är det inte optimalt. Då kommer dessa resurser att behöva jaga de operativt ansvariga för att hållpunkter i avtalet efterlevs.

Hur kan vi enkelt hålla koll på viktiga punkter i avtalet?

Oavsett var det beslutas att ägande av avtal ska ligga, måste avtalets innehåll vara lätt-tillgängligt. Det blir oftast svårt att förlita sig på individers goda minne, även om sådana naturligtvis finns. Viktigt här blir att se hur företagets flöden är uppsatta. Vissa företag arbetar med större datasystem som stödfunktioner, kanske även avtalshanteringssystem finns eller licens kan köpas till. Ett annat sätt kan vara att varje gång ett avtal undertecknas, får den som har ägarskap till avtal lägga in viktiga hållpunkter i en digital eller manuell kalender.

Vår erfarenhet visar att allra bäst fungerar avtalshantering när ägandeskap ligger hos den operativa avdelningen. Ofta faller sig detta naturligt i mindre företag. I mindre företag är det inte sällan närmare till plånboken, det vill säga kostnadsmedvetenheten är större och inverkan av olika avtal tydligare. Det kan då vara lättare och synligare vem som är ansvariga och att ansvar faktiskt utkrävs. I större företag är det vanligare att personer byter roller, chefer slutar och att det blir otydligt vem som är eller var ansvarig samt att den påverkan dålig avtalshantering har på den totala kostnadsbilden i ett företag inte är helt synlig.

Avslutningsvis

Många företag underskattar vikten av avtalshantering. Oordning på avtal leder ofta till att viktiga, ibland kostsamma, överenskommelser i avtal förbises. Därtill minskas produktiviteten i företaget om anställda behöver leta efter saker, såsom avtal, vilket enkelt kan undvikas. Minskad produktivitet kan mätas i pengar som företag förlorar.

Vi har erfarenhet av olika sätt att hantera avtal effektivt i företag. Olika företag behöver olika metoder. Viktigt blir att förstå hur företaget bedriver sin verksamhet för att kunna skapa det mest relevanta sättet att hantera avtal. Detta kan vi hjälpa till med.

Picture not found